Le premier webinaire du cluster EdTech Grand Ouest relate l’aventure de Rennes School of Business, embarquée dans une transformation digitale fulgurante. Le retour d’expérience de Juliet Armand sur le passage de Rennes SB du tout présentiel au tout distanciel pour 2400 étudiants, en une semaine est riche d’enseignement.

Il s’agit d’un condensé des avec les retours des enseignants et des étudiants, les difficultés rencontrées… Il met ainsi en lumière les facteurs clés de succès et les points de vigilance pour transformer les expérimentations en success stories.

Introduction

Thomas Froehlicher, Directeur Général de Rennes School of Business, resitue le contexte de la fermeture de Rennes School of Business et la nécessité d’assurer la continuité pédagogique pour ses 2400 étudiants qui étaient le 16 mars soit en stage, souvent à l’étranger, soit de retour de stage ou toujours en cours à Rennes SB.

Il n’a fallu que 7 jours à Rennes SB pour trouver des solutions et passer du 100% présentiel au 100% distanciel, passer de l’usage ponctuel de quelques outils numériques à un parcours complètement digitalisé.

Lundi matin 23 mars, 2400 étudiants entraient en classes virtuelles, à Rennes, en France ou à l’étranger puisque certains étudiants étrangers étaient rentrés dans leurs pays d’origine et d’autres étaient toujours présents en France. Il en était de même pour les professeurs confinés chez eux en France ou à l’étranger…

A Rennes School of Business, le corps professoral du second semestre est constitué de 130 professeurs permanents et vacataires, c’est donc l’ensemble de cette grande équipe qui a dû prendre en mains les outils proposés. Il y a eu beaucoup d’enregistrements, jusqu’à 45 sessions en même temps !

Cadre de la digitalisation

4 éléments clés pour la transformation digitale

Rennes SB a identifié 4 éléments clés pour que la conduite de ce projet de transformation digitale soit un succès. Qu’il s’agisse d’exercices en autonomie ou de classe virtuelle, l’improvisation n’y a pas sa place.

  1. Anticipation du choix technologique, au niveau des EdTech mais pas seulement. Il a fallu connecter entre eux un ERP (logiciel de gestion intégré), un Moodle (plateforme de formation en ligne qui permet aux enseignants de déposer tout support de cours quel que soit son format) et des outils de classes virtuelles.
  2. Choix d’un SEUL outil pour TOUTES les classes virtuelles : Classilio,
  3. Collaboration transversale des parties prenantes : le corps professoral, une équipe technique IT avec un DSI et l’équipe (PAL) qui travaille avec Juliet Armand,
  4. Capacité à accélérer la transition changeant considérablement la temporalité.

Une grande agilité dans le déploiement

L’apparition du covid-19 et son corollaire le confinement ont rendu nécessaire une adaptation au pied levé. Avant la pandémie, les road maps comme celle sur le digital avaient des échéances dans une temporalité de l’ordre de l’année (3-5 ans), elles sont à présent de l’ordre du mois (3-5 mois).

Dès le début, un objectif clair de Rennes SB était de continuer la mise en place de solutions pérennes pour la rentrée de septembre, avec une intensification d’introduction d’autres éléments embarqués. La rentrée 2020/2021 pourrait être complexe en fonction de l’état sanitaire de la France, avec des étudiants qui pourraient avoir du mal à venir sur le territoire ainsi que les professeurs qui sont à l’étranger (problème de visas…).

Les annonces du déconfinement progressif de ce 28 avril et la probable distanciation sociale toujours de rigueur pourraient imposer en septembre de mettre les étudiants dans un modèle hybride en alternant distanciel et présentiel.

Transition digitale en formation initiale

Logique d’un campus dans une nouvelle forme de résilience.

A Rennes School of Business, il n’y a pas de formation digitale pure, en e-learning, mais une approche tournée vers les nouvelles pratiques d’enseignement : « Emergency Remote Teaching » Au cœur du devoir de l’école de passer à la digitalisation pour assurer la continuité pédagogique, l’humain a toujours été au cœur des préoccupations des équipes. La technologie, en effet, ne pouvant pas remplacer pas l’homme.

4 acteurs au cœur de la gestion du projet

La mise en place du projet a impliqué de très nombreuses personnes, avec au cœur des acteurs de la gestion de projet : les apprenants. Autour d’eux, les professeurs permanents et vacataires, le service IT et la cellule PAL (Pedagogical Advancement Lab) en charge de l’innovation pédagogique, se sont organisés pour faire de cette expérience un succès.

Le travail collaboratif a concerné toutes les parties prenantes :

  • Apprenants : bachelors, Masters, cursus Grandes écoles
  • Professeurs : permanents et vacataires, avec des pratiques et des disciplines très différentes, beaucoup de pédagogies différentes également… un gros travail d’harmonisation a été réalisé pour que tous utilisent le même outil pour simplifier l’apprentissage d’outils multiples par les étudiants
  • Service IT : gestion du back office, réunions quotidiennes,
  • PAL (nom interne de la cellule innovation pédagogique : Pedagogical Advancement Lab) : cellule qui a assuré la mise en place des formations bilingues avec la prise en mains en direct de l’outil via des partages d’écrans, d’accès à des sites permanents ouvertes pour que étudiants et professeurs puissent s’entraîner,130 professeurs aux niveaux de maturité digitale variés étaient à harmoniser.

Classilio, l’outil déployé

Classilioa été déployé pour les 130 professeurs permanents, lors de 730 sessions pour plus de 2000 heures de cours disponibles, avec l’accès possible à un replay. Ce dispositif a donc touché tous les étudiants du cycle Grandes écoles, du Bachelor, des Masters, auxquels s’ajoutent les apprenants de la Formation Continue.

Résultats de l’expérimentation

  • 86% des étudiants (de 17 à 24 ans pour la plupart) ont participé avec assiduité à cet enseignement distanciel, malgré les créneaux horaires qui n’étaient pas toujours en phase avec les souhaits des étudiants à l’étranger. L’emploi du temps a donc été subi pour certains car calé sur le fuseau horaire français.
  • L’emploi du temps du présentiel préservé pour maintenir le rythme mais surtout pour maintenir les repères des étudiants…
  • Des cours proposés d’emblée en deux langues : le tout en bilingue compte tenu de la population d’étudiants et de professeurs étrangers qui ne parlent pas français pour certains d’entre eux, et réciproquement.

Les Bachelors rentraient juste de stages et auront fait l’intégralité de leur semestre en ligne. Pour les MSc (Masters of Science) et le cursus Grandes Ecoles, il ne restait que quelques cours pour clore l’année scolaire… et pour valider le diplôme.

Facteurs clés de la réussite

  • Etudiants de l’école bien équipés, tous ont un ordinateur portable et des écouteurs…
  • Maintien de l’emploi du temps du présentiel pour structurer la semaine, garder la routine et renforcer l’autonomie (connexion à partir des liens des cours, et autres supports des cours),
  • Suivi d’assiduité pour éviter le décrochage, relances et appels téléphoniques pour comprendre les problèmes de connexion, santé ou autres… Suivi particulier des Bachelors pas aussi matures en autonomie.
  • Suivi avec et par les élèves délégués, pour connaître les conditions de confinement de chaque étudiant. La grande majorité avait pu retourner dans leur famille, d’autres se sont retrouvés enfermés dans des chambres, notamment des étudiants étrangers.
  • Appel à la solidarité des étudiants pour maintenir le moral de tous.
  • Gamification de parcours pour le suivi de la prise en mains technique
  • Mise en place d’un moment de partage en fin de sessions avec les caméras et les micros allumés pour permettre aux étudiants de se voir et de partager (pendant les classes ils sont souvent plus de 40 étudiants, les caméras ne sont pas allumées).
  • Mise en place de classes inversées, pour que le temps physique soit profitable, pas de classes vraiment renversées, car beaucoup étaient en fin de semestre. Les présentations étaient plutôt les présentations des travaux de groupes d’étudiants pour valider leur année, avec organisation des jurys.

Points de vigilance

  • Diversité des niveaux d’autonomie face au digital,
  • Niveaux d’auto-discipline variés, pour pouvoir travailler seul.e.
  • Nécessité de découper le temps, la notion de temps est différente, les séances sont assez longues : 1h30 et pour les masters plutôt 3h. Découper le temps permet de prendre des pauses.
  • Ne pas parler dans le vide… susciter des interactions pour ne pas laisser le silence s’ancrer (ils ne répondent pas aux questions directes), éviter le format descendant.
  • Gestion de la distance : Chine, Amérique latine… décalages horaires.
  • Gestion de la solitude : … pas toujours facile pour tous de travailler seuls… (cF. point 2)
  • Afficher le sourire + … pour rester accueillant pour les étudiants, faire des efforts d’interaction…
  • Gagner la confiance, même avec une génération native digital, ne pas laisser les jeunes se désocialiser : remettre les caméras pour partager un moment visuel : besoin d’autonomie et devoir de les accompagner sans cesse
  • Mettre les ressources à disposition n’est pas suffisant, il faut vraiment accompagner les jeunes, les féliciter, les encourager, être un vrai tuteur
  • Apporter une agilité et une flexibilité accrue. Réaliser un sondage pour les étudiants permettra de construire les nouveaux parcours apprenants. Un frein, mais qui ouvre de nouvelles possibilités
  • Organiser des examens en ligne : sujet complexe entre le choix de sujets rédigés, le volume…  mais les examens sont les garants de la valeur du diplôme. Attention au décalage horaire pour les épreuves. Ne pas faire lever un étudiant à 2 heures du matin pour passer son examen. Des créneaux de 24 heures ont été mis en place pour les examens.
  • Choisir le format d’examen :  plutôt rédactionnel avec Turnitin détection de plagiat, ouvert les examens pendant 24 heures… possibilité pour tous de faire l’examen qui correspond au créneau … pour ne pas passer 5h… souvent 2 épreuves par jour, aborder les deux phases…

Pour l’avenir, Rennes School of Business essaiera de monter en puissance également sur les QCM, il y a encore beaucoup de sujets à explorer… la surveillance dans les salles, la certification de l’auteur des épreuves réalisées par des solutions de détection d’iris ou autres…

Bilan des retours des apprenants et des enseignants

Trois séances de retours d’expérience ont été menées avec les professeurs en complément des retours des étudiants, elles ont permis de tirer des enseignements, sur lesquels Rennes School of Business compte bien capitaliser.

Retours des enseignants

  • Avoir une pédagogie adaptée,
  • Garder une dynamique de classe,
  • Rechercher les interactions avec les étudiants,
  • Rester centré sur l’apprenant,
  • Rester humain : garder le sourire,
  • Garder de la proximité dans la distance.

Retours pour les étudiants

  • Avoir des étudiants très autonomes,
  • Garder et créer une routine (emploi du temps respecté…),
  • Permettre des espaces collaboratifs pour les apprenants,
  • Rassurer et encourager les étudiants,
  • Varier les interventions.

Pour les enseignants comme pour les étudiants, deux éléments ont été essentiels pour vivre une expérience positive dans cette aventure inédite, au delà de la partie process : le silence (l’écoute) et la confiance.

N’hésitez pas à nous partager vos retours d’expérience et vos questionnements pendant cette période particulière. L’apprentissage et la solidarité entre pairs nous permettront collectivement de progresser dans nos pratiques.